کاربر گرامی کاربرد شماره ثابت سند برای هدف غیر قابل تغییر بودن آن است. زمان بستن دفتر حسابداری و پس از بستن حساب برای اطمینان کامل به رجوع به صحیح به سند خاصی در سال مالی گذشته از شماره ثابت سند انتخاب میشود و کاربرد دارد. اما شماره سند، شماره ایست که به اسناد تهیه شده تعلق میگیرد و قابل تغییر هم می باشد.